Alternatywy dla klasycznej kasy fiskalnej. Najpopularniejsze sposoby płatności

Już ponad 30 lat minęło od momentu, gdy w Polsce obowiązuje używanie kasy fiskalnej. Przez wiele lat była jedynym urządzeniem, które można było zauważyć płacąc w sklepach czy punktach usługowych. Dziś nie widujemy ich już tak często, co nie znaczy, że całkiem z nich zrezygnowano. Teraz przedsiębiorcy mają wiele alternatyw - biznes zdaje się w tej dziedzinie nadążać za technologią i proponować szereg nowoczesnych rozwiązań na przyjmowanie płatności.

Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od charakterystyki prowadzonego biznesu, liczby transakcji i rodzaju sprzedaży. W Polsce obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy podatników, którzy sprzedają towary i usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) i rolników ryczałtowych. Wynika to z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Kasoterminale to połączenie terminala płatniczego z kasą fiskalną. Za pomocą tego urządzenia nie tylko przedsiębiorcy mogą przyjmować płatności bezgotówkowe, ale też jednocześnie generować paragony fiskalne, które są wymagane przez przepisy prawa w Polsce i wielu innych krajach. Takie urządzenia są szczególnie przydatne firmom, które muszą wystawiać paragony fiskalne, np. w handlu detalicznym czy gastronomii. Kasoterminal spełnia więc funkcje zarówno terminala POS, jak i kasy fiskalnej, co pozwala na zaoszczędzenie miejsca i uproszczenie procedur.

Dalsza część artykułu pod materiałem wideo

Kasoterminal sprawdzi się w usługach i drobnym handlu. Zadowoleni z niego będą kosmetyczki, fryzjerzy, prawnicy, lekarze, a także właściciele cukierni, piekarni, pasmanterii oraz małych sklepów spożywczych. Może być również użyteczny w małej gastronomii, takiej jak foodtrucki, bistro. Każdy kasoterminal jest przenośny, co czyni go doskonałym towarzyszem w sprzedaży obwoźnej.

Jedną z popularnych alternatyw dla tradycyjnych kas fiskalnych są oczywiście terminale płatnicze (POS), bez których nie wyobrażamy sobie dziś płatności bezgotówkowej w sklepach i usługach. Urządzenie umożliwia płacenie kartami debetowymi, kredytowymi oraz płatności mobilnymi, takimi jak BLIK, Google Pay czy Apple Pay.

Co istotne, terminal służy jedynie do przyjmowania płatności i nie generuje paragonów fiskalnych, co oznacza, że nie zastępuje kasy fiskalnej. Choć niektórym grupom przedsiębiorców do prowadzenia działalności wystarczy tylko terminal, bo są zwolnione z posiadania dodatkowej kasy fiskalnej (co reguluje ustawa VAT), to jest to nadal mniejszość.

Kto jest zwolniony z posiadania dodatkowej kasy fiskalnej w przypadku posiadania terminala płatniczego? Przysługuje to:

• podatnikom, których sprzedaż towarów lub usług świadczonych podmiotom nieposiadającym działalności gospodarczej bądź prowadzącym działalność rolniczą nie przekroczyła 20 tysięcy złotych brutto;
• podatnikom, którzy rozpoczęli dostawę lub świadczenie usług po 31 grudnia 2021 roku, pod warunkiem, że szacowane przez nich dochody nie przekroczą 20 tysięcy złotych brutto;
• podatnikom zajmującym się sprzedażą towarów bądź usług zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania.

Kasy fiskalne online to kolejna opcja alternatywna dla tradycyjnych kas, które automatycznie przesyłają dane o dokonanych transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Są one obowiązkowe dla wielu branż, np. gastronomii czy transportu. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą spełniać wymogi fiskalne bez konieczności stosowania tradycyjnych kas. Dodatkowo kasy online umożliwiają integrację z systemami sprzedaży (jak PayPal czy Przelewy24), co ułatwia prowadzenie biznesu.

Dla małych firm i przedsiębiorców działających w terenie, dostępne są aplikacje mobilne do obsługi płatności oraz kas fiskalnych. Takie systemy działają na tabletach i smartfonach, umożliwiając wystawianie paragonów oraz przyjmowanie płatności za pomocą terminali płatniczych lub kart zbliżeniowych. Przykładem takich aplikacji są iZettle czy Square, które oferują urządzenia fiskalne w zestawie z aplikacjami do sprzedaży.

Coraz więcej firm decyduje się na przyjmowanie płatności za pomocą kodów QR. Klient skanuje kod za pomocą telefonu i dokonuje płatności za pomocą aplikacji bankowej lub portfela elektronicznego. W przypadku takiej metody przedsiębiorca nie musi posiadać tradycyjnej kasy fiskalnej, pod warunkiem, że odpowiednio zarejestruje transakcje. Metoda ta jest coraz bardziej popularna w małych sklepach, restauracjach i punktach usługowych.