Fortask: zarządzanie projektami dla małych jak i dużych firm

Praca na stanowisku urzędniczym w dziale promocji wymaga od pracownika dobrej komunikacji z przełożonym, jak i pozostałymi członkami zespołu, by w jak najlepszy możliwie sposób realizować powierzone mu zadania. Podobnie zresztą jest w innych firmach — tych małych i większych, gdzie odpowiednie programy do zarządzania, usprawnienia pracy oraz komunikacji z pracownikami, stają się najlepszym sposobem doprowadzenia ważnych projektów do końca.

Przez długi czas korzystałem z wielu darmowych narzędzi, skierowanych do poprawnej komunikacji na płaszczyźnie: kierownik — pracownik, systematyzując plan pracy i wywiązując się z realizowanych w czasie, zadań. W ciągu kilku lat polubiłem się z programami typu Slack, Trello czy Microsoft Teams, które w prosty sposób pomagały mi w odpowiedniej organizacji projektów. Obecnie wszystkie te programy odłożyłem na bok, by sprawdzić w praktyce czy Fortask, poradzi sobie przy moich wymaganiach.

Platforma do zarządzania

Aplikacja Fortask jest czymś w rodzaju rozbudowanego programu do zarządzania pracownikami, jak i powierzonymi w miejscu pracy, projektami. Ma ona na celu sprawniejszą komunikację między wydziałami lub komórkami w firmie. Grupą docelową projektu są małe i te większe firmy / instytucje, które potrzebują jednego, ale konkretnego programu zarządzającego. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by jednocześnie korzystać z wielu darmowych rozwiązań jak do tej pory, ale ciągłe przeskakiwanie między oprogramowaniem, otrzymywanie komunikatów z różnych platform i codzienne przeklikiwanie się między okienkami, w wielu przypadkach staje się zmorą wydajnej pracy.

W tym wypadku otrzymujemy platformę do efektywnego nadzoru pracy, w obliczu małej grupy pracowników, jak i instytucji mającej nawet do 250 zatrudnionych. Pozwala on w czasie rzeczywistym zarządzać nadanymi projektami a nade wszystko kontrolować je na każdym etapie ich realizacji. By ułatwić pracę na programie i usystematyzować czynności związane z odpowiednim zarządzaniem czynnikiem ludzkim, do dyspozycji administratora oddano szereg przydatnych rozwiązań. Mam na myśli personalizowanie szablony zadań z możliwością ich podziału na podzadania i moduły z dostępami do poszczególnych projektów. Możemy w nich ustawiać zmienne czasowe, określając czas na wykonanie danego projektu, co tylko zwiększa produktywność pracy i pozwala na jej zakończenie w dogodnym terminie. Dużym plusem jest również zaimplementowanie w program wewnętrznego komunikatora z możliwością dołączania załączników.

Z programu korzystam raptem od trzech tygodni, chłonąc wciąż jego możliwości i ucząc się sposobów na jak najbardziej efektywne wykorzystanie w pracy. Bardzo mnie cieszy, że są dostępne takie programy do zarządzania zadaniami w miejscach pracy, gdyż chyba każdy z nas miał problem z otrzymywaniem wielu zadań do wykonania i sprawną ich koordynację w zespole. Tu mamy fajny sposób na ich organizację, zapisanie ram czasowych, a nawet wybranie zespołu, który będzie za to zadanie odpowiedzialny. Administrator grupy lub wybrany przez nas kierownik otrzyma stosowny wykaz działań związanych z prowadzeniem prac nad projektem oraz stosowne komunikaty, gdy będzie się zbliżał czas na ich realizację. Dzięki zaimplementowaniu przejrzystego interfejsu i ułożeniu poszczególnych funkcji w rzędzie już od samego początku uda nam się polubić z wyglądem aplikacji.

Rozbudowane funkcje

Jak przystało na wielofunkcyjne narzędzie pracy, twórcy musieli zaimplementować w swojej aplikacji wiele przydatnych i łatwych w obsłudze rozwiązań. Na głównym panelu programowym uzyskujemy dostęp do kilku kategorii, z których będziemy korzystać. Pierwszym z nich jest Pulpit, odpowiedzialny za wyświetlanie spersonalizowanych pod użytkownika treści, za pomocą wybieranych widżetów. Możemy z nich wybrać takie, które nadzorują dany wątek projektowy, określają ostatnie zmiany w wybranych zadaniach lub dotyczą niedawnych wiadomości. Każdy z użytkowników może samodzielnie dostosować swą tablicę pod względem wykonywanej pracy, wybranego projektu lub stworzyć osobiste notki czy listę zadań do wykonania.

Lista zadań usprawnia pracę pod kątem wyboru odpowiedniego personelu, ustawienia optymalnego terminu zakończenia projektu oraz pozwala na takie zdefiniowanie problemu, by mogły się tym zająć pozostałe jednostki podległe. Nic nie stoi na przeszkodzie, by stworzyć dodatkowe pod‑zadania, definiując określone osoby jako wykonawców lub nawet całe grupy. W każdym z wybranych projektów możliwe jest dodawanie komentarzy i załączenie kroków w postępie prac, np. w formie załączników. Natomiast plan pracy na pewno przypadnie do gustu osobom, chcącym odgórnie nadać ramy czasowe projektom a w szczególności określić pracowników względem wykonywanej pracy. Moduł ten pozwala wyznaczyć przybliżone terminy do realizacji projektów dla swoich pracowników, tak aby na ostatnią chwilę nie powstawały gorączkowe sytuacje typu "zapomniałem". Odpowiedni plan pracy zwiększa więc szansę na powodzenie przy realizacji celów.

Tablica zadań to nic innego niż dobrze nam znany system, zapożyczony ze świetnie prosperującego programu Trello. Uzyskujemy w niej podgląd na wybrane przez nas zadania z podziałem na statusy: wstrzymane, anulowane, zamknięte, zwrócone, rozwiązane, potwierdzone, oczekuje akceptacji, oczekujące, w trakcie i odrzucone. Możemy w ten sposób otrzymać prosty podgląd na zadania wciąż będące na etapie rozwiązywania a także na bieżąco określać, które z nich można zakończyć. Domyślnie otrzymujemy prosty podgląd, w którym widzimy jaka osoba lub grupa jest odpowiedzialna za wykonanie danego zadania oraz w jakim stopniu jest ono wykonywane. Wchodząc na zaawansowany podgląd zadania, możemy wyczytać z niego, na jakim etapie się on obecnie znajduje, ilu dokonano w nim zmian oraz ile dni pozostało do jego zakończenia.

W menu Projekty mamy możliwość wyświetlenia graficznego podglądu projektu oraz zadań, które są z nim związane, z podziałem na grupy oraz osoby. To doskonałe miejsce do nadzoru kto jest w dany projekt zaangażowany oraz sprawnej komunikacji, dzięki zaimplementowanemu komunikatorowi. Możemy więc na bieżąco dzielić się spostrzeżeniami dotyczącymi danego projektu, wprowadzać w życie nowe pomysły, a nawet dzielić się załącznikami via wiadomości graficzne.

W zakładce Raporty i wykresy otrzymujemy pełną statystykę dotyczącą czasu pracy naszych pracowników oraz wywiązywania się przez nich z powierzonych zadań. Opcja ta została podzielona na dwie zakładki. Pierwsza z nich pozwala na wygenerowanie raportów w formie podglądowej lub cyfrowej (.xls), zawierającej szczegóły dotyczące danego projektu. Można wygenerować go jako zbiorczy plik danych użytkowników, wybranego projektu lub zdefiniować filtry pod własne preferencje dat. Moduł Statystyk ma na celu przedstawienie nam w formie graficznej określonych parametrów pracy danego wykonawcy. Możemy w niej prześledzić jak dana osoba brała udział w wykonywaniu zlecenia, ile czasu w nim spędziła i czy jej praca jest efektywna biorąc pod uwagę z góry ustalone terminy. Taki wykres pozwala na określenie przyszłych zadań dla pracownika oraz usprawnienie komunikacji między nim, przełożonym a projektem.

Panel menedżera oraz Zarządzanie to moduły pozwalające na sprawne zarządzanie czynnikiem ludzkim w projektach. Administrator grupy lub osoba zarządzająca projektami mogą dowolnie przydzielać pracowników pod dane grupy, lub komórki. Sprawne wpisywanie ich danych w program, pozwoli na prostszą komunikację między pracownikami a w przypadku ich braku, na łatwiejszy kontakt via mail czy komórka. Otrzymujemy w nich również możliwość akceptacji napływających zadań przez pracowników, którzy mają pomysł na usprawnienie pracy lub podjęcie się nowego zadania.

Mnogość usług

Aplikacja Fortask pozwala na pracę nie tylko na podstawie komputera osobistego, ale również pozwala na pracę zdalną na urządzeniach mobilnych typu Smartfon czy tablet. Twórcy chcieli w ten sposób mocno poszerzyć funkcjonalność, celując w każdą gałąź gospodarki, nie ujmując w ten sposób zawodów pozbawionych ciągłej pracy przy komputerze. Jak miałem możliwość sprawdzić w praktyce, aplikacja ta może być też sensownie wykorzystywana w przemyśle, gdzie stanie się ona programem do zarządzania dla np. kierowników zmiany lub majstrów w dużych zakładach pracy, np. przy produkcji.

Twórcy są za to otwarci na proste rozwiązania oraz potrafią dostosować swoją ofertę pod wymagania użytkowników. Na tę chwilę dostępne są 3 warianty cenowe, w których możemy na spokojnie sprawdzić, czy program sprosta naszym wymaganiom. Do naszej dyspozycji mamy możliwość korzystania z dożywotniego, darmowego konta dla 3 osób bez umniejszonych funkcji lub skorzystać z programu dla szerszej grupy pracowniczej w nie tak strasznych cenowo, widełkach miesięcznych. Każdy z wariantów określa inne standardy pracy i skupia się na coraz to wyższych parametrach konta. Wraz ze wzrostem ilości pracowników i wyboru lepszego pakietu, otrzymujemy więcej miejsca w chmurze na załączniki oraz możliwość wcielenia programu pod własną domenę. Każdy z planów możemy również przetestować przez 14 dni, jeśli nie jesteśmy pewni czy sprosta on naszym wymaganiom.

Należy jednak wziąć pod uwagę, iż przy wyborze bezpłatnej wersji dla 3 osób, wciąż przysługuje nam możliwość włączenia nowych projektów w listę usług. Oznacza to, że na jednym koncie możemy zarządzać kilkoma projektami, gdzie w każdym maksymalna ilość osób będzie się kończyła na magicznej liczbie 3 - to dobry wybór na początek, a gdy najdzie nas potrzeba na wykupienie wyższego pakietu, wystarczy wypełnić formularz zmiany planu. Należy wspomnieć również o przystępnym cenowo pakiecie TEAM dla małych zespołów (do 10 osób) w którym płacimy zaledwie 74,99 zł za 4 użytkowników, ale możemy dodać ich w usłudze aż do 10. Dla najbardziej wybrednych istnieje możliwość wykupienia programu Fortask w wersji Enterprise, określającego parametry konta pod indywidualne potrzeby dużych firm. Polecam sprawdzić program w praktyce, gdyż wydaje się on fajnym wyjściem na pracę zdalną w czasie obecnej pandemii.