Migracja POP -> IMAP GMAIL

Zapewne wielu z Was używa w swojej pracy z programem pocztowym (Thunderbird, Outlook etc.) i kontami POP systemu katalogowania wiadomości w folderach/podfolderach w celu utrzymania porządku i ułatwienia sobie życia przy poszukiwaniu wiadomości. System taki jest bardzo wygodny, ale posiada kilka dość istotnych wad, które mnie osobiście bardzo utrudniały życie. O ile używamy jednego komputera problem jest jeden,

- brak możliwości podglądy wiadomości wysłanych online (przez przeglądarkę)

o tyle w moim przypadku, gdy używam to samo konto na dwóch komputerach problemy się już mnożą

- brak możliwości podglądy wiadomości wysłanych online (przez przeglądarkę) - brak synchronizacji poczty wysyłanej z dwóch komputerów oraz tej wysyłanej online (3 skrzynki wysłane - w każdej co innego) - w  przypadku stosowania hierarchii folderów jak poniżej, wysyłając tego samego maila dotyczącego PROJEKT1 musimy go wysłać dwa razy, żeby mieć kopie w odpowiednich folderach - problem umieszczenia maila (wysyłanego czy przychodzącego), który tyczy się tak KLIENT1 jak i KLIENT2, a nawet KLIENT3

-ODEBRANE -WYSŁANE -SZKICE -KOSZ

-KLIENT1 -- WYSLANE -- PROJEKT1 -‑- WYSLANE

-KLIENT2 -- WYSLANE -- PROJEKT1 -‑- WYSLANE -- PROJEKT4 -‑- WYSLANE -- PROJEKT6 -‑- WYSLANE

Tak więc postanowiłem na migrację z konta POP na GMAIL IMAP (celowo piszę GMAIL, bo tu znalazłem funkcje tj. grupowanie i etykiety). Poniższy tekst jest opisem mojej "walki" oraz spisem porad, które warto wiedzieć przy przejściu na GMAIL.

Podstawowym błędem, który popełnia migrujący i używający hierarchii folderów jest próba "przeniesienia" 1:1 sposobu myślenia i działania na folderach w koncie POP. Otóż wszystko wydaje się proste. Klient Thunderbird po skonfigurowaniu konta GMAIL pozwala na przeciągnięcie dotychczasowej struktury na konto GMAIL. Przynajmniej teoretycznie. Niestety teoria jedno praktyka drugie. Przy kilku podfolderach, dodatkowo z takimi samymi nazwami (np. WYSLANE) kopiowanie się zacina, foldery w GMAIL się nie tworzą, wiadomości się nie kopiują. Koszmar. Niestety kłania się tu konieczność zrozumienia działania etykiet i wątków w GMAIL oraz bardziej otwartego myślenia - "odwiązania" się od dotychczasowego systemu. Przyznam się, że po przeniesieniu części folderów do GMAIL i zalogowaniu się przez stronę stwierdziłem, że to co widzę to jakiś koszmar, nic się tu kupy nie trzyma, a czytelność jest zerowa. Pogrupowane wiadomości wg tematu, jakieś częściowe etykiety. Nic tylko się poddać i wrócić do POP :(. Niemniej postanowiłem przetrawić wszystko powoli i oto wstępne wnioski i porady, które trzeba zrozumieć:

W GMAIL działają dwa mechanizmy WĄTKI oraz ETYKIETY, których zrozumienia jest kluczem do sukcesu

WĄTKI

Mechanizm ten, w skrócie grupuje wiadomości względem pierwszej głównej wiadomości łącząc ze sobą odpowiedzi i przekazywania tej wiadomości w jeden nazwijmy to "segregator". Pozorne pomieszanie okazuje się jednak bardzo dobrym pomysłem

ETYKIETY

Mechanizm, który jest rozszerzoną formą folderów znanych z POP, dającym duże możliwości działania. Otóż każdej Wiadomości odebranej, Wysłanej czy Grupie wiadomości (WĄTKOWI) możemy przydzielić ETYKIETY, które są wirtualnym,i folderami. O ile w przypadku folderów każda wiadomość jest do niego kopiowana, o tyle tu jest niejako odwrotnie. Każda wiadomość i WĄTEK jest oznaczana ETYKIETĄ lub ETYKIETAMI. Daje to możliwość takiego przypisania wiadomości, WĄTKU, że znajdziemy go klikając tak na KLIENT1, jak i np. na KLIENT2/PROJEKT1 pomimo, że mamy tylko jedną kopię danego maila w skrzynce WSZYSTKIE. Pamiętać należy, że tworząc w opcjach ETYKIETĘ ("folder") możemy stworzyć także PODETYKIETĘ ("podfolder") w sposób następujący - ETYKIETA1/PODETYKIETA1. Dlaczego? Proszę spojrzeć na konto GMAIL po zalogowaniu przez stronę. Widać już hierarchię "folderową". Od razu proponuję DODATEK do FIREFOX o nazwie BETTERGMAIL2 i ustawienie w OPCJACH w zakładce SIDEBAR "ptaszka" przy "Folders4Gmail". Teraz po odświeżeniu strony będzie widać efekt. Takowy plugin jest też do CHROME, a co do IE7/8 - nie wiem. Zapominamy także o "podfolderach" WYSLANE, ponieważ wystarczy dany WĄTEK oznaczyć ETYKIETAMI odnoszącymi się do wszystkich NADAWCÓW poczty przychodzącej w danym WĄTKU jak i do wszystkich ADRESATÓW poczty wychodzącej w tym WĄTKU. Niemniej takie uszczegółowienie - po przyzwyczajeniu się do WĄTKÓW, nie będzie konieczne.

Oczywiście nic nie jest doskonałe i znajdziemy w GMAIL braki, jak np. brak możliwości kilku podpisów, ale projekt wciąż ewoluuje, więc może i ta funkcjonalność w końcu dojdzie. Mam nadzieję, że ten artykuł będzie pomocny, przydatny, a w szczególności zrozumiały dla wszystkich zainteresowanym tematem używania/migracji z POP na IMAP. Oczywiście jeśli ktoś zauważy błędy to proszę o informację - wprowadzę odpowiednie korekty i uzupełnienia.