Poczta elektroniczna po mojemu

Oto kilka zasad i reguł, których staram się przestrzegać w korespondencji elektronicznej

• Jeśli piszę po polsku, to staram się pisać po polsku. Oznacza to poprawność stylistyczną, gramatyczną oraz ortograficzną. Wiadomo, że na język polski nie a mocnych i poza kilkoma specjalistami (dr Mirosław Bańko, prof. Jerzy Bralczyk, dr Jan Grzenia, prof. Jan Miodek), wszyscy w tej dziedzinie jesteśmy laikami, to jednak nie oznacza przyzwolenia na niechlujstwo językowe i lekceważenie adresata listu. Oczywiście za pojedynczy błąd, jakąś literówkę czy przejęzyczenie, nikt nikomu głowy nie urwie, ale zawsze warto przed wysłaniem przeczytać to, co się napisało ze dwa razy. Albo i pięć. Przez pisanie po polsku rozumiem też rozpoczynanie zdania dużą literą, stosowanie polskich znaków diakrytycznych (ż, ź, ć, ó itd.), umieszczanie spacji po znakach przestankowych.

• Według specjalistów 60‑80% kontaktów między ludźmi odbywa się w sferze niewerbalnej. W liście elektronicznym nie będzie intonacji głosu, specjalnych akcentów, mowy ciała, gestów, wymownego spojrzenia itd. Staram się o tym pamiętać i zastanowić się przed wysłaniem e‑maila, czy na podstawie treści adresat ma szansę właściwie zrozumieć moje intencje, zamierzenia, motywy i myśli. Pewnym (niewielkim) ułatwieniem są emotikony i akronimy.

– Emotikony to symbole zbudowane ze znaków przestankowych oznaczające w skróconej formie uczucia, potrzeby, stany, zachowania. Są ich tysiące- jednak w powszechnym użyciu może 3‑4. Widząc w liście :- 8o (oznacza to "właśnie wziąłem zimny prysznic"), albo %~v ("potrzebuję opieki lekarskiej") zastanawiam się zawsze, czy nadawca chciał mi faktycznie coś przekazać, czy jedynie popisać się znajomością cudacznych i udziwnionych emotikonów. Uważam, ze nie jest w dobrym stylu zarówno popisywanie się jak i zmuszanie adresata do poszukiwania w wykazach zastosowanego przez nadawcę symbolu i dlatego tego nie robię.

Do stosowanych i zwykle powszechnie rozumianych należą: :‑) wesołość, śmiech, żart- odmiana uproszczona to  :) :‑( smutek, żal, zawód- odmiana uproszczona to  :( :‑o zdziwienie, zaskoczenie lub krzyk ;‑> z przymrużonym okiem, kpina, żart

– Akronimy to skróty myślowe utworzone zwykle z pierwszych liter wyrazów tworzących popularny zwrot (popularny czasem tylko w Internecie). Jest ich również ogromna ilość i też w powszechnym użyciu i zastosowaniu znaleźć można zaledwie kilka: IMO (In My Opinion) – moim zdaniem lub IMHO (In My Humble Opinion) – moim skromnym zdaniem, ROTLF (Roll On The Floor Laughing) – tarzam się po podłodze ze śmiechu, AFAIK (As Far As I Know) – o ile wiem lub AFAIR (AS Far As I Remember) – o ile pamiętam, FAQ (Frequently Asked Question) – często zadawane pytania (na stronach, grupach itp.)

Zasada użycia podobna jak przy emotikonach : nie popisuję się, nie używam, jeśli istnieje obawa, że adresat może nie zrozumieć – tym bardziej, że akronimy powstają na bazie zwrotów angielskich, a nie wszyscy znają i muszą znać. Próby prowadzenia polskich jak dotąd nie przyniosły efektów.

• Uważam, że przed wysłaniem, e‑mail należy zaopatrzyć w "Temat" – jest na to przewidziane specjalne pole. Powody? – Poszukuję w skrzynce odbiorczej swojego programu pocztowego określonej wiadomości. Nie przypominam sobie nadawcy, ale pamiętam, że wiadomość nie miała tematu. W tym momencie okazuje się, że mam tam 483 e‑maile bez tematu. Mam przeszukiwać wszystkie?! Poza tym sądzę, że należy adresatowi ułatwić podjęcie decyzji, czy list na ten właśnie temat chce czytać teraz, czy może innym razem. Albo w ogóle…

• O ile nie jest to efekt celowy i zamierzony, nie piszę samymi wersalikami (dużymi literami). TAKI TEKST OZNACZA, ŻE NA KOGOŚ WRZESZCZĘ.

• Moim zdaniem naczelną zasadą jest pisać tak, żeby nie utrudniać i nie komplikować życia innym. Zawsze staram się rozumieć, że adresat wiadomości będzie czytał to i tylko to co mu napisałem, a nie to, co myślałem sobie lub wyobrażałem podczas pisania.

• Od kilku lat mam w domu dwie maszyny. Jednak jeśli do dyspozycji jest tylko jeden komputer i korzysta z niego kilka osób, a każda chce wysyłać i odbierać swoją pocztę elektroniczną, to bezwzględnie należy trzymać się podstawowej zasady, która mówi: jeden człowiek – jeden (co najmniej) adres e‑mail. Z adresami poczty elektronicznej jest podobnie, jak z telefonami komórkowymi i majtkami: każdy używa swoich. Jako nadawca mam prawo wiedzieć, do kogo w końcu piszę i kto mój list będzie czytał. Przynajmniej z założenia i teoretycznie.

A'propos, uważam że bardzo dobrym pomysłem jest posiadanie przynajmniej dwóch kont pocztowych. Jednego do korespondencji z rodziną i przyjaciółmi, a drugiego do użytku na grupach dyskusyjnych i do podawania we wszelkiego typu formularzach rejestracyjnych w Internecie. To drugie prędzej czy później padnie łupem spamerów i trzeba je będzie zmienić albo zlikwidować, ale spełni ono swoje zadanie – ochroni adres główny.

Wraz z listem elektronicznym często wysyłam załączniki, czyli podpięte do e‑maila pliki ze zdjęciami, programami itp. Zasady savoir-vivre'u dotyczące załączników, jakie stosuję:

• Nie wysyłam „pustych” e‑maili, czyli bez żadnej treści, zawierających jedynie załącznik. Adresat przesyłki ma prawo wiedzieć, co mu się przesyła, po co i co ma z tym zrobić. Jeszcze nie tak dawno, przed wysyłką e‑maila z załącznikiem, należało uprzedzić o tym adresata, a nawet poprosić o zgodę – obecnie ma to sens jedynie w przypadku załączników bardzo dużych, albo w sytuacji, kiedy nie wiadomo, czy adresat ma program potrzebny do otwarcia załącznika. Zdjęcia wysyłam zwykle w formacie nie większym 1024x768 (najbardziej obecnie rozpowszechniona rozdzielczość monitorów), chyba, że adresat chce mieć oryginalne, bo planuje je drukować. Jednak wysyłanie komuś bez uprzedzenia i zgody dwudziestu zdjęć o rozdzielczości 15360x9600 uważam za niegrzeczne i bezmyślne.

Prawa innych - także do świętego spokoju i niezawracania głowy

Kiedy wpadał mi w ręce kapitalny dowcip lub przezabawna fotka, to natychmiast chciałem się nią pochwalić wszystkim ludziom, których miałem w książce adresowej swojego programu pocztowego. Ale przecież nie będę tej samej wiadomości wysyłał 127 razy! Na szczęście klienty pocztowe, a także interfejsy skrzynek pocztowych na stronach WWW, pozwalają w polu "Do" wstawić dowolną właściwie liczbę adresatów. Bawiłem się tak radośnie i ochoczo, dopóki ktoś nie zwrócił mi uwagi, że to oczywiście cudowny pomysł i rewelacyjne rozwiązanie, ale... całkowicie niedopuszczalne z punktu widzenia zasad e‑mailowego savoir-vivre'u. Wpisując w pole "Do" 127 adresów wysyłem wprawdzie jeden tylko e‑mail, który docierał do 127 różnych osób, ale jednocześnie ujawniałem wszystkim tym osobom adresy e‑mailowe pozostałych. Jest to absolutnie nie do przyjęcia! Zdecydowana większość użytkowników poczty elektronicznej nie życzy sobie, by ich adres e‑mail rozdawany był bez ich wiedzy i zgody setkom nieznanych osób. Można to chyba zrozumieć, prawda? A jeżeli nie można zrozumieć, to i tak należy uszanować. Tym bardziej, że są racjonalne podstawy, związane z domyślnymi ustawieniami większości programów pocztowych, by takich sytuacji się obawiać. Jeśli raz, drugi, piąty i sto pięćdziesiąty mój adres e‑mail znajdzie się na liście adresatów jakiejś wiadomości, to prędzej czy później (raczej prędzej) zostanie on zapisany w książkach adresowych zupełnie nie znanych mi osób i w konsekwencji od nich też zacznę dostawać jakieś listy. A jeśli kiedyś, któraś z tych osób złapie wirusa, albo jej adres zdobędą spamerzy, to w ostatecznym rozrachunku oberwie się i mnie. Sprawa ta wydaje się wyjątkowo irytująca z tego choćby względu, że istnieją dwa proste sposoby rozwiązania problemu. Pierwszy polega oczywiście na wysyłaniu 127 listów do 127 osób. Żmudne to i uciążliwe? Tak, to prawda, ale dlaczego ktoś ma ponosić konsekwencje mojego lenistwa? Drugą metodę odkryłem już jakiś czas temu i uparcie staram się lansować wśród rodziny i kolegów. Jest ona banalnie prosta. Wysyłam jeden e‑mail do 127 osób, ale ich adresy nie wpisuję w pole "Do" lecz w pole "UDW" – Ukryte Do Wiadomości. W niektórych programach pocztowych może mieć ono nazwę "BCC" (Blind Carbon Copy) – kopia ukryta. W ten sposób ja wysyłam jeden tylko e‑mail, a 127 osób dostaje wiadomości adresowane oddzielnie do każdej z nich. Nikt z nich nie widzi też adresów pozostałych odbiorców wiadomości. Czasem niektóre klienty pocztowe nie chcą się zgodzić na wysłanie wiadomości z pustym polem "Do". W takiej sytuacji wystarczy wpisać tam swój własny adres.

• Spam (skrót od spiced ham), to konserwa mięsna z szynki i karkówki produkowana od 1937 roku przez istniejącą do dziś Firmę George A. Hormel Food Company. W roku 1970, czyli 33 lata później, Latający Cyrk Monty Pythona zaprezentował skecz, w którym para siedząca w restauracji stwierdza, że każde danie w menu zawiera spam, spam i jeszcze raz spam. Występowała tam też grupa Wikingów śpiewając piosenkę o „kochanym, cudownym spamie”.

Spam ma swoją oficjalną nazwę: „niezamówiona informacja handlowa skierowana do oznaczonego odbiorcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a zwłaszcza poczty elektronicznej”, jednak nie spotkałem się jeszcze z sytuacją, w której ktoś by jej używał. Spam to po prostu wszechobecna, jak w skeczu Monty Pythona, uciążliwa, agresywna reklama. A także inne śmieciowate wiadomości. Usenet, listy mailingowe, fora dyskusyjne i strony internetowe są ustawicznie przeczesywane przez roboty spamerów, zbierające adresy e‑mail, pod które będzie można wysyłać... spam.

Nie znam niestety żadnych „cudownych” recept na spam. Ograniczyć go mogą dobrze opracowane reguły pocztowe (w programach, które tą opcję oferują) kasujące wiadomości śmieci na serwerze pocztowym jeszcze przed pobraniem ich przez klienta pocztowego. Przydaje się zasada niepodawania nigdzie w Internecie swojego prawdziwego adresu e‑mail, a jeżeli już koniecznie trzeba to zrobić, to podawanie drugiego adresu. Warto informować o uciążliwym spamie swojego dostawcę usług internetowych, lub administratora serwera pocztowego, mają oni zwykle o wiele większe możliwości od pojedynczego użytkownika konta pocztowego.

Zaproponuję tylko dość prostą, ale o dziwo nadal skuteczną sztuczkę, która może chronić nasz adres poczty elektronicznej podczas korzystania z grup dyskusyjnych (usenetowych). Podczas konfiguracji czytnika grup dyskusyjnych należy podać adres e‑mail. Można podać zupełnie zmyślony, ale w takiej sytuacji nikt z grupy nie będzie się z nami w stanie skontaktować prywatnie (na priva), czyli poza grupą. Jeśli takie rozwiązanie nas zadowala, to sprawa załatwiona i problem „z głowy”. Jeżeli jednak nie chcę odbierać sobie szansy na nawiązanie korespondencji prywatnej z osobą poznaną na grupie dyskusyjnej, to swój prawdziwy adres powinienem nieco zmodyfikować. Jeżeli w rzeczywistości wygląda on na przykład tak: kowalski@onet.pl, to konfigurując czytnik wpisuję: kowalskiWYWAL@onet.pl, WYRZUCkowalski@onet.pl, kowalskiUSUN@onet.pl lub coś w tym stylu. Każdy użytkownik Usenetu domyśli się, jaką część adresu usunąć, żeby skontaktować się z jego właścicielem. Roboty spamerów jeszcze tego nie potrafią. Ale pewnie niedługo i to się zmieni. Na gorsze.

• Okazuje się, że bardzo łatwo i bez złej woli można samemu zostać spamerem (w pewnym sensie). Dawno, dawno temu modne było wysyłanie wszystkim znajomym i krewnym pracowicie i po nocach przepisywanych listów o takiej mniej więcej treści: „Łańcuszek Świętego Antoniego. Przepisz ten list 20 razy i wyślij w ciągu trzech dni swoim znajomym. Jeśli tego nie zrobisz, bardzo szybko spotka Cię nieszczęście – umrzesz na syfilis. Jeżeli jednak kopie listu wyślesz – wygrasz milion w totolotka”. Oczywiście w środku było jeszcze trochę mniej lub bardziej naiwnej treści. Zadziwiające jest to, że pomimo sporego nakładu pracy (przepisywanie – kopiarek jeszcze nie było) oraz wydatków (papier, koperty, znaczki) tysiące ludzi rozsyłało takie lub podobne „łańcuszki”.

Co w temacie „Łańcuszków Świętego Antoniego” zmienił powszechny dostęp do Internetu?

1. Łańcuszki stały się nieco bardziej ambitne. Czasem robią nawet przyjemne wrażenie; odwołują się do uczucia przyjaźni i miłości… Zawsze jednak mają pewną cechę charakterystyczną – jest w nich prośba o przesyłanie tej wiadomości dalej. Najlepiej do wszystkich znajomych z książki adresowej.

2. Łańcuszki wysyła się teraz e‑mailami bez opłat oraz właściwie bez żadnego nakładu sił i środków. Myślimy więc: „Czemu nie? Przecież nikomu to nie szkodzi… No i w końcu za darmo…”. A roboty spamerów czekają w sieci na nowe adresy e‑mail. Wreszcie staram się pamiętać, że „łańcuszki” to też pewna odmiana SPAM-u! Zwłaszcza jak mnie poproszono grzecznie o zaprzestanie takich praktyk i skreślenie pewnego adresata z listy mojej wysyłkowej.

Wirusy

Jeden tylko raz w całym swoim internetowym życiu, zetknąłem się z wirusem wysyłanym mi w załączniku do wiadomości e‑mail. Dzięki „łańcuszkom” i zamiłowaniu do rozsyłania poczty masowej któregoś ze znajomych, mój adres znalazł się w książce adresowej zupełnie nie znanej mi osoby na drugim końcu Polski. Wirus dostał się do jej komputera, zaczął się reprodukować i wysyłać swoje kopie pod wszystkie adresy, które znalazł w książce adresowej. Zagrożenia faktycznie żadnego nie było – nikt przy zdrowych zmysłach nie otwiera załączników przysłanych mu w listach od zupełnie nieznajomych osób. Było to jednak mocno irytujące. Zawiadomiłem administratora swojego serwera pocztowego i po kilku godzinach problem przestał istnieć.

Czy to oznacza, że posiadany system antywirusowy chroniący pocztę elektroniczną należy wyrzucić do kosza? Takie działanie byłoby chyba jednak zbyt drastyczne. W końcu nie pochłania ono aż tak wiele zasobów komputera i nie zwalnia aż tak poważnie jego pracy, niech więc sobie działa gdzieś tam w tle. Na punkcie wirusów nie powinniśmy jednak dostawać obsesji, czy wpadać w panikę. W rzeczywistości i codziennej praktyce sytuacja nie przedstawia się aż tak znowu tragicznie, jak próbują to przedstawiać firmy zainteresowane sprzedażą programów antywirusowych.

• Hybryda albo mutacja wirusowo-łańcuszkowa, na którą (do czasu) dawałem się nabierać. „Firma Microsoft i Bill Gates ostrzega przed bardzo groźnym wirusem. Nie da się go usunąć żadnymi znanymi metodami. Jeśli dostaniesz wiadomość o temacie Abrakadabra, to natychmiast ją usuń. Jeżeli ją otworzysz, stracisz wszystkie dane. Zawiadom o tym zagrożeniu wszystkich znajomych”.

Ano właśnie… „zawiadom wszystkich”, „pilnie przekaż dalej” itp. Skądś to chyba znamy, prawda? Wysyłanie sobie nawzajem takich ostrzeżeń potrafi realnie spowolnić albo nawet zablokować łącza internetowe w jakimś rejonie. Przecież wszyscy martwimy się o naszych krewnych, znajomych, przyjaciół… Jeśli działanie wirusa ma spowodować jakieś szkody, to rozsyłanie takich bzdur też można nazwać zawirusowywaniem sieci. Stąd nazwa „łańcuszkowo-wirusowa”. Wiadomości takie potrafią być jeszcze bardziej niebezpieczne: zdarza się, że zawierają polecenie odszukania na dysku systemowym jakiegoś pliku czy katalogu i usunięcia go.

Z pełną odpowiedzialnością informuję, że takie ostrzeżenia czy komunikaty w 99,99% są fałszywe. Żadna poważna firma, nigdy i pod żadnym pozorem nie wysyła ostrzeżeń w formie „łańcuszków”, które internauci mieliby przekazywać sobie wzajemnie. Jeśli takie informacje gdzieś się pojawiają, to są publikowane na specjalnych stronach, w formie oficjalnych komunikatów. Czytają je na bieżąco administratorzy sieci i serwerów i wiedzą (mam nadzieję), co w tej sytuacji zrobić. Ja nie muszę się w to włączać i nie robię tego. Nie utrudniam!

Napisałem o 99,99%. Ten pozostały 00,01% pozostawiam dla sytuacji, w których ktoś ze znajomych faktycznie przeczytał oficjalny komunikat i zawarte w nim treści stara się przekazać dalej. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, a hybrydy łańcuszkowo-wirusowe potrafią wyglądać niezwykle przekonywająco, sprawdź po prostu źródło wiadomości. Zapytaj nadawcę, skąd tą ważną informację uzyskał, poproś o podanie adresu www. I zrób to ZANIM roześlesz ostrzeżenie wszystkim znajomym.

Komunikacja

Podstawową potrzebą społeczną ludzi na planecie Ziemia jest komunikacja. Porozumiewanie się jest dla nas wręcz niezbędne do życia. Uwielbiamy rozmawiać, dzielić się poglądami, wymieniać doświadczenia, wspólnie radzić sobie z problemami, narzekać, chwalić się, plotkować, odpowiadać, pytać, pomagać innym, opowiadać dowcipy itd.

Komputery są projektowane i konstruowane przez bardzo wąską grupę wysokiej klasy specjalistów elektroników i informatyków, jednak to potrzeba komunikacji i porozumienia, a nie zaawansowane technologie, była motorem rozwoju Internetu. Tylko dzięki niej w chwili obecnej Google indeksuje miliardy stron internetowych, a miliony ludzi korzysta regularnie z poczty elektronicznej. Internet, poczta elektroniczna otworzyła przed nami możliwości komunikacji na skalę, która kilkanaście lat wcześniej byłaby całkowicie nierealna, a nawet niewyobrażalna. Tak, możliwości są oszałamiające. A co z realizacją? Jak korzystamy z tego niesamowitego cudu tak praktycznie, na co dzień?

Byłem niedawno świadkiem rozmowy: - Czemu mi nie powiedziałeś, że stara paczka wybiera się na piknik i grzyby? Też bym pojechał. - Jak to? Wysłałem ci majla tydzień przed imprezą! Nie odpowiedziałeś nawet, więc myślałem... - Nic o tym nie wiem, ale ja... - Coś się stało? E‑mail z zaproszeniem nie dotarł do ciebie? To dziwne, bo do mnie nie wrócił. Masz może jakiś problem z komputerem lub siecią? - E... Chyba nie... Tylko... Ja rzadko sprawdzam pocztę... - Rzadko? Co to znaczy rzadko? - No... raz na dwa tygodnie... może. Ale ostatnio to w ogóle nie miałem na to czasu. - ? ? ?

Tak, ja tego też nie jestem w stanie pojąć. Starałem się długo, ale jednak nie potrafię. Przykro mi.

Każdy człowiek w Polsce (no, może poza bezdomnymi) ma jakąś tam skrzynkę pocztową. W blokach zbiorczą na półpiętrze, w domkach jednorodzinnych na drzwiach wejściowych lub furtce. Skrzynki mają zwykle otwory, dzięki którym bez otwierania, jednym rzutem oka, można sprawdzić, czy coś do niej wrzucono. Skrzynkę pocztową mijam co najmniej dwa, ale najczęściej 4 razy dziennie. Normalne jest, że zawsze zerkam w jej kierunku. To chyba odruch większości dorosłych ludzi. Czy można sobie wyobrazić kogoś, kto postanawia patrzeć w kierunku swojej skrzynki pocztowej tylko raz na 30 dni? Bo uznał, że nie ma czasu robić tego częściej?

Miliony ludzi w Polsce używa telefonów komórkowych. Wszystkie one mają możliwość wysyłania oraz odbierania krótkich wiadomości tekstowych, czyli SMS‑ów. Czy można wyobrazić sobie kogoś, kto ignoruje sygnał powiadamiający o nadejściu SMS‑a, bo uznał, że sprawdzanie czy są nowe i czytanie ich raz na dwa tygodnie z braku czasu wystarczy?

Komputer uruchamia się jednym naciśnięciem palca. Włączenie programu pocztowego, to najczęściej jedno kliknięcie myszy. Czasem potrzebne jest jeszcze jedno, dla nawiązania połączenia z siecią. W każdym razie przeciętnie sprawnemu człowiekowi zajmuje to wszystko razem ok. 2‑4 sekundy. Znalezienie kluczy, otwarcie skrzynki pocztowej, wyjęcie listu, zamknięcie skrzynki pocztowej, schowanie kluczy, zaniesienie listu do domu, otwarcie go, zajmuje dużo więcej czasu.

Nie potrafię przyjąć za sensowny argument o braku czasu na sprawdzenie poczty elektronicznej…

Internet rozwinął się jedynie dzięki, najzupełniej naturalnej, potrzebie ludzi do komunikowania się ze sobą. Jestem w stanie zrozumieć, że pewna marginalna część populacji takich potrzeb nie posiada. Nie oceniam tego stanu rzeczy, po prostu stwierdzam fakt. Natomiast, jeśli już należysz Czytelniku Dobrych Programów do takich osób, to mam do Ciebie ogromną prośbę: nie zakładaj sobie konta poczty elektronicznej. Jeśli jednak już je założyłeś, bo „wszyscy mają” to nigdy i pod żadnym pozorem nie dawaj swojego adresu e‑mail, z którego tak naprawdę nie zamierzasz korzystać, innym, zwyczajnym użytkownikom Internetu i poczty elektronicznej. Będą oni, co oczywiste, oczekiwali, że wiadomość, którą Ci wysłali, przeczytasz najpóźniej w ciągu doby. Gdyby chcieli, żeby dotarła do Ciebie za dwa tygodnie - wysłaliby Ci papierowy list Pocztą Polską.

Znajomy, recenzent tego tekstu, doszedł do wniosku, że odkrył poważną lukę w mojej argumentacji i stwierdził, że rzeczywiście, sprawdzenie (ściągnięcie) poczty trwa moment i komputer zrobi to sam, problem jednak zaczyna się wówczas, gdy okaże się, że jakieś listy przyszły i trzeba je przeczytać i może nawet, nie daj Boże, odpisać. To oczywiście prawda, tym niemniej moje pytanie pozostaje bez zmian: jeśli nie masz czasu, możliwości czy chęci na czytanie e‑maili i odpisywanie na nie, to po co Ci adres poczty elektronicznej, który rozdajesz znajomym?