Aplikacje Google dla Androida cz. 2 - Zarządzanie czasem i zadaniami

Czas jest naszym najcenniejszym zasobem.

Przykładamy dużą wagę do tego aby kupować produkty po dobrych cenach, jeździć samochodem w sposób ekonomiczny czy strzec budżet przed zbyt swobodnym rozłażeniem się. Kupujemy energooszczędne produkty, aby zminimalizować koszty utrzymania. Jeżeli przykładamy tak dużą wagę do pilnowania pieniędzy, które bądź co bądź są surowcem odnawialnym, to tym bardziej powinniśmy pilnować czasu, który jest po prostu dany i którego odzyskać się nie da.

W szkole czy podczas studiów problem nie jest tak poważny, ale gdy rozpoczyna się życie zawodowe i rodzinne, szybko przychodzi zdziwienie, że jest tak wiele spraw do załatwienia, a doba nie chce mieć dłużej niż 24 godziny! Szybko zrozumiałem, że jeżeli nie mogę mieć więcej czasu, to po prostu muszę lepiej go wykorzystać.

1) Kalendarz

O istnieniu Google Calendar wiedziałem już wcześniej, ale używanie kalendarza na stacjonarnym komputerze, jeżeli nie ma się do niego bezpośredniego dostępu w pracy czy poza domem, mija się trochę z celem. Nabycie smartphona zmieniło wszystko :‑)

Desktopowa wersja kalendarza od Google znajduje się pod tym adresem: Google Calendar. Aby móc korzystać z aplikacji potrzebne będzie konto Google. Teoria kalendarza jest nadzwyczaj prosta: za pomocą jednego kliknięcia i przeciągnięcia kursora dodajemy nowe wydarzenia.Teraz wystarczy dodać tytuł (i inne informacje jak na przykład miejsce - jeżeli chcemy) i wybrać czy chcemy otrzymać powiadomienie i voila! Do tego oczywiście dochodzą wszystkie bajery związane z chmurą: dzielenie, udostępnianie, etc...

Narzędzie samo w sobie bardzo dobre nie byłoby jednak na dłuższą metę przydatne, gdyby nie było możliwości korzystania z niego bez dostępu do stacjonarnego komputera. Na Androidzie mamy dwie opcje:

a) Google Calendar Mobile (ˇ)

Do aplikacji można się dostać poprzez przeglądarkę internetową. Interfejs jest bardzo prosty, by nie rzec: prymitywny. Po załadowaniu strony znajdujemy się domyślnie w widoku dnia. Możemy przejrzeć i edytować wydarzenia, przełączyć się do następnego lub poprzedniego dnia, albo też przełączyć się na widok miesiąca. Aplikacja działa w miarę szybko, ale nie jest ergonomiczna i przyjazna użytkownikowi. Wygodniejsze byłoby korzystanie z wersji desktopowej, co na Galaxy S nie jest niewykonywalne. Niestety do edycji user-agenta (Google samo przełącza aplikacje mobilne) wymagane jest rootowanie telefonu i podmiana aplikacji systemowej, co samo w sobie jest dość ryzykowne. Innym rozwiązanie jest korzystania z mobilnego Firefoksa, ale póki co działa on naprawdę powoli. Na szczęście w Androida wbudowana jest aplikacja Kalendarz, która pozwala na synchronizację z Google Calendar (i nie tylko)

b) Domyślny klient kalendarza (^) Moim zdaniem jest najwygodniejszą aplikacją do obsługi elektronicznych kalendarzy. Mimo początkowego dystansu bardzo szybko przekonałem się co do możliwości tego programu. Umożliwia on synchronizację między innymi z kontem Google, Facebook, MS Exchange. Możemy swobodnie konfigurować alarmy i powiadomienia o nadchodzących wydarzeniach, szczegóły widoku czy zachowanie wobec wydarzeń odrzuconych. Interfejs ładnie dopasowuje się do pozycji telefonu (G‑Sensor). Dodawanie nowych zadań jest bardzo proste. Wystarczy albo tapnąć w menu Dodaj albo tapnąć odpowiednią godzinę w widoku siatki dnia. Bardzo proste, ale nie zbyt proste, trawestując klasyka. Jedynym minusem aplikacji jest brak synchronizacji z listą zadań z Gmaila, o której dalej.

2) Lista zadań i notatki W desktopowej wersji Gmaila mamy trzy podstawowe opcje: Poczta, Kontakty i właśnie Lista Zadań (ang. Tasks). Po kliknięciu tego ostatniego w prawym dolnym rogu wyświetli nam się popup z listą zadań. Okienko można “odpiąć”, ale moim zdaniem jest to mniej wygodne. W głównym widoku można przełączyć listę oraz dodawać i usuwać zadania na bieżącej liście. Rozwijane menu pozwala również wysłać listę jako email, wydrukować ją oraz przeprowadzać drobne edycje zecerskie. Dostęp w telefonie jest na chwilę obecną możliwy jedynie przez przeglądarkę (Google Mobile). W przypadku tej aplikacji jest to naprawdę strzał w dziesiątkę - jest właśnie tak proste jak się da, ale nie prostsze. Bez problemu możemy dodawać zadania, zaznaczać ukończenie, dodawać i usuwać listy, etc. Obsługa Google Tasks jest bardzo prosta. Trwający jedynie minutę film demonstracyjny wszystko wyjaśni :‑)

Uzupełnieniem kalendarza i listy zadań jest oczywiście notatnik. I właśnie w tym miejscu pojawia się pewien zgrzyt. Otóż niestety usługa Google Notatnik (Notebook) nie jest już rozwijana. Jest co prawda nadal dostępna (również w wersji mobilnej), ale nie będą do niej dodawane żadne nowe funkcjonalności. Ponieważ dla mnie notatnik potrzebny jest jedynie do robienia prostych zapisów i nie korzystam z funkcji typu zakładki, tagi, etc, najprostszym rozwiązaniem jest używanie mobilnych Google Docs i utworzenie specjalnego folderu na zakładki.

3) Dlaczego chmura? Ktoś mógłby zapytać czy do tego wszystkiego potrzebne jest trzymanie informacji w chmurze? Moim zdaniem - tak. Obsługa jednego kalendarza z dowolnego urządzenia czy dzielenie się wydarzeniami lub notatkami są podstawowymi atutami. Kiedyś w neofickim zapale wgrywania nowszych wersji oprogramowania na mój telefon przeprowadziłem sobie tzw. Hard Reset (przywrócenie fabrycznych ustawień oraz wipe wewnętrznej karty pamięci). Wszystkie notatki z “żółtych karteczek”, kontakty i inne informacje się ulotniły. Teraz wszystkie kontakty mam zsynchronizowane z kontem Google i po wgraniu nowego softu są automatycznie same pobierane z serwerów. Podobnie rzecz ma się z notatkami i dokumentami.

4) Jak to wykorzystać w praktyce? Odpowiedź jest standardowa - to zależy. Zależy od rodzaju naszej pracy, sytuacji określmy to z grubsza - domowej, i wielu innych czynników.

Specyfiką mojej pracy jest to, że w ciągu tygodnia mam niezmienny plan zajęć poprzecinany “okienkami”. W tym wypadku nie wpisuję do kalendarza zajęć rutynowych, a jedynie te, które mam wykonać właśnie w tych okienkach. Wpisanie takich zadań do kalendarza na dzień wcześniej pomaga unikać niepotrzebnej straty czasu w chwilach, gdy wydaje się, że nie warto zaczynać niczego nowego. Dzięki temu poprawia się wydajność i można ograniczyć czy nawet wyeliminować zjawisko zabierania pracy do domu. To z kolei oznacza więcej czasu dla rodziny czy na hobby lub jakieś zaangażowanie społeczne.

Listy zadań wykorzystuję do organizowania całej gamy zadań złożonych - od sobotnich zakupów po planowanie wyjazdów. Jedno takie zadanie to odrębna lista, na którą wpisuję czynności, które po prostu należy kupić, wziąć lub załatwić. Zebranie ich na jednej liście zamiast bezpośrednio w kalendarzu pozwala ogarnąć całość zagadnienia i obserwować postępy.

Na tym zakończę, ponieważ każdy ma swoje techniki. Podobnie jak w poprzednim wpisie celowo omawiałem wyłącznie “waniliowe” aplikacje Google. Przepraszam za może zbyt osobisty styl wpisu, ale taki charakter ma mój czas :-)